Κρατήσεις
Το Kύκλωμα των Kρατήσεων είναι ένα πλήρες σύνολο προγραμμάτων και λειτουργιών, το οποίο καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες του τμήματος της Υποδοχής. Αποτελείται από εύχρηστες οθόνες καταχώρησης και μεγάλο πλήθος εκτυπώσεων. Παράλληλα προσαρμόζεται απόλυτα στις ανάγκες κάθε επιχείρησης, μέσα από την παραμετροποίηση της εφαρμογής.
Διαχείριση Κρατήσεων Πελατών Πόρτας - Μεμονωμένων (Individuals)
Πρόκειται για την καρδιά του Κυκλώματος Κρατήσεων, το σημείο όπου καταχωρούνται όλα τα βασικά στοιχεία που χαρακτηρίζουν κάθε κράτηση: ονοματεπώνυμο, ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης, αριθμό γκρουπ, εθνικότητα, συμφωνία, υπαγωγή σε πολιτικές ειδικών προσφορών και χρεώσεων, αριθμό ατόμων με τα βασικά προσωπικά τους στοιχεία κ.ά.
Ομαδική Διαχείριση Κρατήσεων Πρακτορειακών Groups
Το πρόγραμμα διαθέτει έναν εξαιρετικά εύχρηστο τρόπο γρήγορης καταχώρησης κρατήσεων οι οποίες ανήκουν στο ίδιο πρακτορειακό group και κατά συνέπεια μοιράζονται κοινά στοιχεία. Για την απόλυτη κάλυψη της συγκεκριμένης ανάγκης, έχουν μάλιστα δημιουργηθεί εναλλακτικές οθόνες καταχώρησης ώστε το πρόγραμμα να ανταποκρίνεται στον τρόπο λειτουργίας της εκάστοτε επιχείρησης, καθώς και στην ιδιαίτερη φύση του group (π.χ. πολλά στοιχεία κοινά από κράτηση σε κράτηση, ή λιγότερα κοινά δεδομένα).
Δημιουργία Ειδικών "Προκρατήσεων"
Συμπληρωματικά στα παραπάνω, υπάρχει επιπλέον η δυνατότητα δημιουργίας προκρατήσεων – τα ονομαζόμενα Special Groups – τα οποία με το πάτημα ενός κουμπιού μετατρέπονται σε πραγματικές κρατήσεις. Είναι συχνό το φαινόμενο πρακτορεία να θέλουν να δεσμεύσουν δωμάτια για συγκεκριμένες ημερομηνίες, χωρίς όμως να έχουν στη διάθεσή τους τις αναλυτικές – ονομαστικές room lists. Τα Special Groups παρέχουν τη δυνατότητα παρακολούθησης της κίνησης του ξενοδοχείου τόσο σε επίπεδο δωματίων όσο και σε επίπεδο ατόμων.
Δυνατότητα Μελλοντικής Δέσμευσης Δωματίων
Σε πολλές ξενοδοχειακές επιχειρήσεις υπάρχει για ποικίλους λόγους, η ανάγκη δέσμευσης δωματίων για μελλοντικές κρατήσεις. (π.χ. πελάτης επιθυμεί συγκεκριμένο δωμάτιο, πράκτορας επιμένει στη χρήση συγκεκριμένων δωματίων κλπ.). Προφανώς αυτό συνεπάγεται επιπλέον την άναγκη να λαμβάνεται υπόψιν η δέσμευση αυτή στα Reports μελλοντικής διαθεσιμότητας δωματίων. Για το λόγο αυτό, υπάρχει στην εφαρμογή ένα σύνολο λειτουργιών/καταστάσεων και ελέγχων, που καλύπτουν με απλό και ασφαλή τρόπο την ανάγκη αυτή.
Παρακολούθηση Αφίξεων & Αναχωρήσεων
Αναπόσπαστο κομμάτι της ευρύτερης λειτουργίας της Υποδοχής είναι η παρακολούθηση των αφίξεων και αναχωρήσεων. Για το λόγο αυτό παρέχεται ένα πλήρες σετ ποικίλων εργαλείων (καταστάσεις, διαγράμματα, ευρετήρια, ζωντανοί πίνακες) που παρέχουν όλη την απαραίτητη πληροφόρηση. Τονίζεται ιδιαίτερα το γεγονός πως η ενημέρωση των ανωτέρω στοιχείων είναι ζωντανή και υποστηρίζει την ταυτόχρονη χρήση του προγράμματος από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα, προστατεύοντάς τους παράλληλα από την ταυτόχρονη αλλοίωση των ίδιων ακριβώς στοιχείων.
Στατιστικές Καταστάσεις Πληρότητας & Διαθεσιμότητας
Βασικές εκτυπώσεις του κυκλώματος των κρατήσεων αποτελούν τα Occupancy & Availability Reports, τα οποία απεικονίζουν με ποικιλία από τρόπους στοιχεία για την πληρότητα/διαθεσιμότητα του ξενοδοχείου, ανά ημέρα και τύπο δωματίου. Η πληροφόρηση παρέχεται είτε υπό τη μορφή αριθμού ατόμων είτε υπό τη μορφή συνόλου δωματίων. Τα στατιστικά αυτά στοιχεία δεν αφορούν μόνο τις κρατήσεις που ήδη έχουν εγκατασταθεί στην ξενοδοχειακή μονάδα, αλλά λειτουργούν επιπλέον και ως προβλέψεις διαθεσιμότητας για μελλοντικές ημερομηνίες.
Πλάνο Δωματίων Σε Διαγραμματική Μορφή
Το Room Plan αποτελεί γραφική απεικόνιση της κατάστασης της ξενοδοχειακής μονάδας, παρουσιάζοντας βασικές πληροφορίες για τις κρατήσεις (περίοδος διαμονής, status κράτησης και βασικά της χαρακτηριστικά), παρουσιάζοντας με εύληπτο τρόπο τα δωμάτια που αυτές έχουν δεσμεύσει (και κατ' επέκταση εκείνα τα δωμάτια που παραμένουν αδέσμευτα για κάποια χρονική περίοδο). Η γραφική αναπαράσταση μπορεί να μελετηθεί σε δύο άξονες. Οριζόντια απεικονίζονται οι ημέρες του χρόνου, ενώ στον κάθετο όλα τα δωμάτια της ξενοδοχειακής μονάδας, κατηλλειμένα ή μη, ομαδοποιημένα ανά τύπο δωματίου. Διπλό κλικ στο σχήμα που αναπαριστά την κράτηση οδηγεί άμεσα στα στοιχεία της για επεξεργασία οποιασδήποτε μορφής.
Έμφαση στην Απλότητα και Ταχύτητα του Check in – Check out
Μία από τις θεμελιωδέστερες εργασίες του τμήματος της Υποδοχής, είναι αυτή του check in & check out των πελατών, το οποίο και έχει την τάση να καταναλώνει σημαντικό κομμάτι του χρόνου εργασίας των εργαζομένων σε αυτή. Είναι προφανές ότι στοιχειώδης απλοποίηση και επιτάγχυνση της διαδικασίας αυτής ανά κράτηση, μπορεί να εξοικονομήσει στο χρήση ώρες ολόκληρες δουλειάς. Γνωρίζοντας καλά το γεγονός αυτό, κατά την υλοποίηση του προγράμματος η ταχύτητα του check in/check out (και άλλων θεμελιωδών τέτοιων εργασιών) έχει αντιμετωπιστεί με ιδιαίτερη ευαισθησία. Παρέχεται δε, εκτός από τη δυνατότητα check in/check out ανά κράτηση και η δυνατότητα check in/check out συνολικά σε επίπεδο ημέρας, πράγμα ιδιαίτερα πρακτικό αν αναλογιστεί κανείς τις περιπτώσεις μαζικών αφίξεων και αναχωρήσεων group κρατήσεων σε ημέρες με αυξημένη κίνηση.
Αυτόματη Σύνδεση των Κρατήσεων με τις Συμφωνηθείσες Τιμές – Τιμοκατάλογοι
Μια άλλη πρακτική λειτουργία του προγράμματος είναι η δυνατότητα δημιουργίας προκαθορισμένων τιμοκαταλόγων (συμβολαίων) ανά πράκτορα, βάσει των οποίων ενημερώνονται αυτόματα οι κρατήσεις, προφανώς σε συνδυασμό και με τον τύπο της συμφωνίας τους (με πρωινό, ημιδιατροφή, all inclusive κλπ.). Παράλληλα υπάρχει πρόβλεψη για αυτόματη αναζήτηση υπαγωγής τους σε προσυμφωνημένες ειδικές προσφορές με ποικίλα κριτήρια.
Δυνατότητα Προσαρμογής Τιμών σε Κρατήσεις Χωρίς Τιμοκατάλογο
Σε ορισμένες περιπτώσεις κρατήσεων, δεν είναι πρακτική η δημιουργία συμβολαίου (π.χ. πελάτης πόρτας με ειδική τιμή που μόλις προέκυψε). Γι’ αυτό το πρόγραμμα προσφέρει τη δυνατότητα ορισμού τιμών συμφωνίας, κατευθείαν σε επίπεδο κράτησης.
Αναλυτική Παρουσίαση των Χρεώσεων Κράτησης
Αναπόσπαστο και ιδιαίτερα σημαντικό κομμάτι μιας κράτησης είναι φυσικά οι ημερήσιες τιμές χρέωσης των παρεχόμενων υπηρεσιών, καθώς και τα ποσά που συνθέτουν τον μέχρι τώρα λογαριασμό της. Για να είναι η διαδικασία ελέγχου αυτών των οικονομικών στοιχείων εύκολη και άμεση, παρέχεται πρόσβαση στα δεδομένα αυτά μέσα από την ίδια τη φόρμα της κράτησης. Βέβαια, υπάρχουν και σχετικές καταστάσεις απεικόνισης/πρόβλεψης, οι οποίες περιγράφονται αναλυτικότερα σε άλλες ενότητες.
Δυνατότητα Τήρησης Πελατολογίου
Κάθε κράτηση προσφέρει τη δυνατότητα αναλυτικής καταχώρησης των ατόμων που την αποτελούν με τα πλήρη στοιχεία τους: Ονοματεπώνυμο, Αριθμό Ταυτότητας / Διαβατηρίου, Ημερομηνία Γέννησης κλπ. Μια ομάδα σχετικών reports, προσφέρει τη δυνατότητα αξιοποίησής τους με διάφορους πρακτικούς τρόπους, ανάλογα με τις πρακτικές που υιοθετεί η επιχείρηση για αύξηση της εξυπηρέτησης και ευχαρίστησης των φιλοξενουμένων, π.χ. παρέχεται η δυνατότητα εύρεσης των φιλοξενουμένων που έχουν γενέθλια για μικροδωράκια.
Ευρετήρια Κρατήσεων και Πελατών που Επανέρχονται (Repeaters)
Μια ποικιλία από Reports και Ευρετήρια κρατήσεων βρίσκονται στη διάθεση των χρηστών, είτε για να εμφανιστούν τα στοιχεία τους στην οθόνη, είτε για να εξαχθούν σε αρχείο, είτε για να εκτυπωθούν. Παράλληλα, δίδεται η πρόσβαση διαμέσου του ίδιου του Report στη βασική οθόνη της κράτησης για άμεση αλλαγή των στοιχείων της. Παράλληλα, υπάρχει η δυνατότητα παρακολούθησης πελατολογίου, λειτουργία ιδιαίτερα χρήσιμη για επιχειρήσεις που έχουν επαναλαμβανόμενους επισκέπτες (Repeaters) με λειτουργίες όπως: αυτόματη συμπλήρωση προσωπικών στοιχείων και αυτόματη ενημέρωσή τους στην βάση όταν αυτά αλλάζουν.
Registration Cards
Το πρόγραμμα δίνει τη δυνατότητα εκτύπωσης φόρμας με τα βασικά στοιχεία του φιλοξενούμενου και της κράτησης (όνομα, διεύθυνση, ημερομηνίες άφιξης - αναχώρησης κλπ.) για να συμπληρωθούν, ώστε να πραγματοποιηθεί η καταχώρηση των δεδομένων στο πρόγραμμα σε άλλη χρονική στιγμή.
Κατηγοριοποιήσεις κρατήσεων, ανάλογα με τον τύπο τους
Η εφαρμογή προσφέρει τη δυνατότητα απεριόριστων κατηγοριών τύπων κρατήσεων, ανάλογα με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Για παράδειγμα κρατήσεις προσωρινές, ακυρωμένες, επιβεβαιωμένες με προκαταβολή / χωρίς προκαταβολή, πραγματοποιηθείσες (παραμένοντες, αποχωρήσαντες) κλπ. Πέρα από τη συγκεκριμένη πληροφόρηση στην οθόνη των κρατήσεων, υπάρχουν και συγκεντρωτικές / αναλυτικές καταστάσεις, με πολλαπλές ταξινομήσεις και φίλτρα.
Ολοκληρωμένο On-Line θεωρημένο Βιβλίο Πόρτας
Το πρόγραμμα προσφέρει On line Θεωρημένο Βιβλίο Πόρτας. Αυτό σημαίνει ότι όλες οι κινήσεις που απαιτεί ο νόμος (check in, check out, αλλαγή βασικών στοιχείων της κράτησης κ.ά.), κατά την εκτέλεσή τους αυτομάτως εκτυπώνονται και στο εν λόγω report. Επιπλέον διατηρείται και ιστορικό της εκτύπωσης σε περίπτωση που συμβεί κάποια βλάβη στον εκτυπωτή ή οποιαδήποτε άλλη ατυχία, έτσι ώστε να είναι δυνατή η εκτύπωση των εγγραφών που χάθηκαν άμεσα και χωρίς κόπο.
Μηνιαία Κατάσταση ΕΟΤ / Αυτόματη Δημιουργία Αρχείου Υποβολής μέσω Internet
Μία ακόμη κατάσταση που περιέχεται στην εφαρμογή είναι το "Nationalities Report", στο οποίο τυπώνονται τα σύνολα των αφίξεων / διανυκτερεύσεων ανά εθνικότητα, στην περίοδο που έχει ορίσει ο χρήστης. Επιπλέον η εφαρμογή – η οποία συνεχώς εμπλουτίζεται ώστε να συμβαδίζει με την εξέλιξη της τεχνολογίας – προσφέρει και αυτόματη δημιουργία αρχείου Μηνιαίας Κίνησης Τουριστικού Καταλύματος, για άμεση και εύκολη υποβολή μέσω Internet.